社会で働く上で必ず必要になってくることは、限られた時間をいかに有効に使うかということです。これは漫然と過ごしているだけでは身に付かず、意識的にトレーニングする必要があります。今回はMogicの中で実践しているトレーニング方法について紹介します。
▼目次
1) 学生の時間・社会人の時間
2) トレーニング紹介
3) 見積メールの例
4) 実績メールの例
5) 上司に報告をする意味
6) 慣れてきたら
1) 学生の時間・社会人の時間
学生と社会人で異なることの１つに「時間の使い方」があります。
学生は自分の時間を好きに使えることができます。
自分のペースで自分がやりたいだけ時間を割くことができるわけです。
それに対して社会人は決められた時間内に何ができるか
ということが大切になってきます。
特にMogicでは、
・いきなり発生する仕事がある
・複数の時間軸の仕事が同時並行で進む
・色々な種類の仕事がある
ということから、より時間を意識的に管理することが大切になります。
管理せずに取り組んでいると
バタバタしていたら1日が終わっていた。。
ということになりかねません。
いきなりは身にはつかない感覚なので
少しずつ時間の感覚を身につけていく必要があります。
2) トレーニング紹介
時間の意識を身につけるトレーニングとして
Mogicでは以下のことを行います。
・出社時にその日の作業内容とスケジュール（= 見積もり）をメール送信 & 上司に報告
・退勤時にその日の実際の作業時間（=実績）をメール送信 & 上司に報告
それだけ？と思うかもしれませんが、
やってみるとけっこう大変です。
具体的なメールの例としては
以下のような感じです。
3) 見積メールの例
＜10～12時＞
[その他] 掃除 : 30分
[作業] マイクロテック : 60分
[会議] マイクロテック : 30分
＜13～15時＞
[その他] コーヒー豆注文 : 15分
[作業] クライアント案件開発 : 105分
＜15～17時＞
[会議] チーム定例 : 60分
[作業] クライアント案件開発 : 60分
＜17～19時＞
[その他] 予備 : 30分
[作業] マイクロテック : 60分
[やりたい] チャットツール調査 : 30分
4) 実績メールの例
＜10～12時＞
[その他] 掃除 : 30分 → 60分
[作業] マイクロテック : 60分 → 30分
[会議] マイクロテック : 30分 → 60分
＜13～15時＞
[その他] コーヒー豆注文 : 15分 → 15分
[作業] クライアント案件開発 : 105分 → 105分
＜15～17時＞
[会議] チーム定例 : 60分 → 60分
[作業] クライアント案件開発 : 60分 → 0分
+LearnO 問い合わせ対応 : 60分
＜17～19時＞
[その他] 予備 : 30分 → 0分
[作業] マイクロテック : 60分 → 0分
[やりたい] チャットツール調査 : 30分 → 0分
+LearnO 問い合わせ対応 : 60分
+クライアント開発案件: 60分
5) 上司に報告をする意味
このような内容で日々の見積もりと実績を記録していきます。
ここでポイントになることは上司に報告をするという部分です。
上司に報告をすることで、自分が出した見積もりに責任を持つことになります。
また、報告をする際に色々突っ込まれることで
先のコトを予測する力も身につきます。
朝の見積もり報告タイミングでは、
こんな質問に答えられないといけません。
・本当にこの作業はこんなにかかるの？
・この作業より優先してやる作業があるんじゃない？
・突発的な作業が入ったら対応できるの？
夜の実績報告タイミングでは
例えばこんなことを報告しましょう。
・この作業はどうして見積もりの２倍以上かかったのか？
・この作業はどうして見積もりの半分で終わったのか？
・この項目は今日時間がとれなかったが大丈夫か？
こうしたことを日々続けていくと
自分のズレやすいポイントや
時間の使い方の癖も把握できるようになってきます。
見積もりと実績のズレが50%が40%に、40%が30%に..と
徐々に補正されていくといい感じです。
そのことがクライアント案件などの
より長い期間の見積もり（1ヶ月、半年、1年）
にも将来的につながります。
また、毎日自分の作業の内容や進捗も話すので、
他人に自分の状況を伝えることも上手になっていき、
信頼関係にもつながる要素となります。
いいことズクシですね。
ちなみにエンジニア定例では、
先週1週間分の実績と翌週1週間分の見積もりを報告します。
6) 慣れてきたら
慣れてきたら自分の時間を色分けして
バランスよく配置していきましょう。
緊急度が高く重要なもの = 問い合わせ対応、締切前の開発
など目先の時間はとれるのですが、
緊急度が低く重要なもの = 技術の研究、将来にむけた学習、後輩教育の時間
といった長い視点の時間は、
意識しないととれないものです。
毎日ちょっとずつでもそういった時間も混ぜられるといいですね。
最初のうちは、作業項目を考えることや毎日見積もりとズレてしまうことに
ストレスを感じるかもしれません。
これに関してはある程度慣れるしかない部分ですので、
粘り強く取り組んでいきましょう。
